Varför dina bästa projekt misslyckas under implementering – och det är inte projektledarens fel

Förra veckan fick vi ett nödsamtal från en logistikchef. Projektet – 18 månader gammalt, 40 miljoner i budget – hade stannat helt. Inte för att planen var dålig. Utan för att ingen visste vem som fick ändra den.

När beslutsfattaren är någon annanstans

Vi kom in på ett terminalbygge i december. Projektet låg tre månader efter. Projektledaren hade ett 60-sidigt Excel-ark med beslutspunkter markerade i rött. Hälften väntade på CFO-godkännande. CFO visste inte om att han skulle godkänna något.

Den klassiska situationen: projektet planeras av dem som ska leverera, inte av dem som får betala när något går snett. VD:n har skrivit under business case för två år sedan. Sedan dess? Kvartalsrapporter och tre minuter i styrelsemötet.

När leverantören är sen, när kostnaderna spräcker ramen, när bygglovet krånglar – då saknas mandat att justera. Projektledaren väntar på beslut. Beslut väntar på möte. Mötet väntar på kalendern.

Varför ert eskaleringsprotokoll inte fungerar

Vi ser det i varje projekt som hamnat i trubbel: en fin PowerPoint om hur beslut ska eskaleras. Grönt, gult, rött. Sen händer det som måste hända – någonting oväntat.

Entreprenören hittar berg där ritningen visar lera. Plötsligt behövs 8 miljoner till och fyra veckors omplanering. Projektledaren kollar på eskaleringsprotokollet. Gult läge kräver info till styrgrupp. Rött kräver CFO-beslut. Men det här? Det är orange. Eller mörkgult. Eller rött med förbehåll.

Vår erfarenhet: om det inte är uppenbart när beslutsfattaren ska in, kommer hen inte in. Och om hen inte redan känner projektet, kommer beslutet för sent.

Det enda som faktiskt fungerar

Vi bygger in beslutsfattaren från dag noll. Inte som styrgruppsledamot. Som den som får stå där när skiten träffar fläkten.

Första workshopen: VD eller CFO sitter med. Inte för att nicka på en presentation. För att säga nej till de tre saker projektet inte får kosta, inte får bli, inte får påverka. Det skapar ramar som faktiskt håller.

Sen: checkpoint var sjätte vecka. Fysiskt möte, 45 minuter, samma personer. Inte status-uppläsning. Tre frågor: Vad kan gå fel härnäst? Vad kostar det att förhindra? Vad kostar det att åtgärda?

När beslutsfattaren varit med sex gånger och ingenting hänt, är hen redo när någonting händer. Då tar beslutet tre dagar, inte tre veckor.

Takeaway

Nästa projekt du startar: boka in VD eller CFO för en timme var sjätte vecka, de kommande 18 månaderna. Om de säger nej – du har precis fått reda på varför förra projektet sprack.